Prise en main d’Adobe Connect – pour les hôtes

Adobe Connect est un logiciel qui permet d’organiser des classes virtuelles, des réunions à distance, des séminaires en ligne (nous utiliserons indifféremment les 3 dénominations dans la suite de l’article).

Dans une réunion Adobe Connect, on peut être soit :

  • hôte : la personne qui organise, invite, anime la réunion.
  • invité, participant : la ou les personnes qui ont été invitées pour participer à la classe virtuelle.

Cet article s’adresse aux hôtes. Si vous avez été invité à participer à une réunion Adobe Connect et que vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter cet article : Découvrir les classes virtuelles – participants (stagiaires)

Plan de l’article :

  • Problèmes techniques et dépannage > Voir
  • Les 8 étapes de la classe virtuelles > Voir
  • Créer une réunion > Voir
  • Inviter les participants > Voir
  • Vérifier le matériel > Voir
  • Tester sa connexion > Voir
  • Préparer ses documents supports > Voir
  • Se connecter à Adobe Connect > Voir
  • Modifier son nom d’hôte > Voir
  • Préparer la salle virtuelle > Voir
  • Charger des documents > Voir
  • Gérer son haut-parleur, son micro et sa webcam. > Voir
  • Ouvrir les droits aux utilisateurs sur leurs micro et leurs webcam > Voir
  • Gérer les rôles des participants > Voir
  • L’interface : onglet Réunion > Voir
  • L’interface : onglet Modules > Voir
  • Animer une classe virtuelle : quelques conseils > Voir
  • Les facteurs clés de la réussite de votre classe virtuelle > Voir
  • À télécharger > Voir

Problèmes techniques et dépannage

Si vous rencontrez des difficultés dans l’utilisation, vous pouvez nous contacter.
Si vous rencontrez des problèmes techniques, vous pouvez appeler l’assistance technique au de notre prestataire : 0970 440 168 (du lundi au vendredi).

!!! Lors de vos premières utilisation, il est important de tester le logiciel au moins 2 jours avant la réunion pour parer à d’éventuelles difficultés. Effectuez vos tests dans des conditions les plus proches de celles que vous rencontrerez lors du jour J.

Ex : 2 jours avant votre réunion vous testez votre matériel chez vous et tout fonctionne parfaitement. Le jour J, vous animez la réunion depuis votre lieu de travail et la connexion n’est pas assez stable…

Les 8 étapes de la classe virtuelles

En amont de la conférence :

  1. Inviter les participants
  2. Vérifier son matériel
  3. Préparer ses documents supports
  4. Se connecter à Adobe Connect
  5. Préparer la salle virtuelle

Animation de la conférence

  1. Accueillir les participants
  2. Gérer la classe virtuelle (onglet réunion, module)
  3. Animer la classe / réunion / webconférence

Créer une réunion

Utiliser Adobe Connect Central pour créer votre réunion.

Adobe connect central permet, entre autres, de consulter les réunions pre-existantes et d’en créer de nouvelles.

Pour créer une nouvelle réunion, vous allez spécifier le nom, l’heure de début, la durée et le type d’accès à votre réunion.

Sur la page de création d’une nouvelle réunion, vous entre l’ensemble des informations relative à votre réunion.

Inviter les participants

A la fin de la procédure de création d’une nouvelle réunion, on vous proposera d’inviter des participants en choisissant dans une liste. Vos stagiaires ou collègues ne se trouveront pas dans cette liste.Vous devrez passer par votre propre messagerie pour envoyer vos invitations aux personnes concernées.

Nous vous proposons un modèle que vous pourrez adapter en recopiant les informations spécifiques à votre réunion :

Nom de la réunion :  Presentationdafco

Résumé : présentation des fonctionnalités d’Adobe Connect

Invité(e) par : Annabelle FEUILLAFAY (annabelle.feuillafay@ac-caen.fr)

Date : 17/02/2014

Horaire : 9h30-10h30

Pour participer à la réunion :

https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/dafco/

—————-

Si vous n’avez jamais participé à une réunion Adobe Connect :

Testez votre connexion : https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/common/help/fr/support/meeting_test.htm

Consultez la présentation générale : http://www.adobe.com/fr/products/adobeconnect.html

Vérifier le matériel

  • Un casque avec microphone
    • Régler le volume du microphone
    • Régler le volume du casque
  • Un ordinateur avec une connexion Internet
  • Une webcam
  • Un environnement paisible

!!! Utiliser la configuration testée (même lieu, même ordinateur)

Tester sa connexion

Cliquez sur le lien suivant pour vérifier votre connexion. Tous les voyants doivent être au vert. https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/common/help/fr/support/meeting_test.htm

Lors du test de la connexion, tous les voyants doivent être au vert.

Préparer ses documents supports

Sur votre ordinateur, créez un dossier dans lequel vous mettez tous les fichiers dont vous allez vous servir pendant la webconférence. Les formats les plus simples à manipuler sont: les diaporamas Powerpoint (.ppt) et les documents PDF (.pdf)
Téléversez ces fichiers dans la partie Contenu de Adobe Connect Central :

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Se connecter à Adobe Connect

Pour vous connecter à Adobe Connect Central, rendez-vous sur cette page : https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/

Entrez votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à Adobe Connect

Consultez cet article pour obtenir les informations de connexion (identifiant, mot de passe) : http://www.arcaentice.com/?p=451

Une fois votre réunion créée dans Adobe Connect Central, vous obtiendrez un lien de type

https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com/NomDeVotreRéunion.

C’est ce lien qu’il faut entrer dans votre navigateur pour accéder à la réunion. C’est aussi le lien que vous transmettez à vos invités.

Sur la page d’identification de votre réunion, vous avez 2 choix : entrer en tant qu’invité (1) ou entrer en tant qu’hôte (2).

Si vous êtes déjà connecté dans Adobe Connect Central, vous accéderez directement à votre salle de réunion sans passer par la page d’identification.

Modifier son nom d’hôte

Par défaut, lorsque vous entrez dans votre salle de réunion, votre nom d’hôte est du type Salle 1 GRETA. Nous vous conseillons de modifier ce nom pour votre nom.

  1. Dans la fenêtre du module Participants, accédez au menu contextuel
  2. > Cliquez sur Modifiez mes informations
  3. > Saisissez votre nom dans la nouvelle fenêtre puis validez.

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Préparer la salle virtuelle

Vous pouvez arranger votre salle virtuelle en fonction de vos besoins. Ajoutez ou supprimez des modules, déplacez-les et arrangez-les dans des dispositions qui vous permettront de passer rapidement d’une configuration à une autre.

Les « dispositions » permettent de préparer des espaces de travail différents en fonction de vos besoins/objectifs.

Par défaut, il y a 3 dispositions :

  1. Le mode collaboration : le module Partage de Tableau blanc va permettre aux participants d’illustrer leurs idées. Un module Fichiers permet à l’hôte de proposer des documents à télécharger.
  2. Le mode discussion : le module vidéo permet aux participants de se voir via leur webcam. Ils également peuvent utiliser les modules Notes de discussion, Conversation ou Sondage pour interagir.
  3. Le mode présentation : la majeure partie de l’écran est occupée par le module Partager. Les modules Vidéo, Participants et Conversation. Ce mode ce prête bien à la présentation de documents s’afficheront dans le module Partager.

Bon à savoir :

  • Vous pouvez créer autant de disposition que vous le souhaitez.
  • Chaque disposition contiendra les modules que vous avez choisis.
  • Ces dispositions sont sauvegardées avec le reste des informations de la réunion : pas besoin de les refaire à chaque fois !

Charger des documents

Les documents que vous avez ajoutés à Adobe Connect sont facilement accessibles dans l’outil Partage.
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Vous pouvez également ajouter un document que vous n’avez pas encore déposé dans Adobe Connect Central.
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Gérer son haut-parleur, son micro et sa webcam.

En tant qu’hôte, vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver vos haut-parleurs, votre micro et votre caméra. Cliquez sur les boutons pour activer/désactiver le service. Si le bouton est vert, le service est activé.

La barre d’outils permet de contrôler les principales fonctions de la classe virtuelle.

Par défaut, vos invités n’ont pas accès à l’ensemble des ces fonctionnalités. Ils ne peuvent utiliser leurs micro et webcam que si vous les y autorisez.

La barre d’outils des invités ne comprend par défaut que la possibilité de gérer son haut-parleur et son état : ils ne peuvent pas gérer leurs micro et leurs webcam à moins que vous ne les y autorisiez.

Ouvrir les droits aux utilisateurs sur leurs micro et leurs webcam

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs micro, vous devez activer l’option dans Service audio.

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs micro, rendez-vous dans SERVICE AUDIO puis DROITS DES PARTICIPANTS SUR LE MICROPHONE

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs webcam, vous devez activer l’option en cliquant sur la flèche à droite du bouton webcam.

Pour permettre aux utilisateurs d’utiliser leurs webcam, cliquez sur le BOUTON WEBCAM puis ACTIVER LA WEBCAM POUR LES PARTICIPANTS;

Gérer les rôles des participants

Chaque participant peut-être tour à tour participant ou présentateur : les présentateurs ont plus de droits que les participants.

Pour régler le rôle d’un invité, survolez son nom dans le module participant puis cliquez sur l’option désirée.

Lorsque vous survolez le nom d’un invité avec la souris, un menu contextuel s’affiche : il vous permet de gérer son rôle.

D’autres options sont disponibles dans le menu Réunion > Gérer l’accès et l’entrée :

Via le menu REUNION, vous avez la possibilité de promouvoir tous les participants au statut de présentateur.

L’interface : onglet Réunion

  • Gérer l’accès et l’entrée
    • Promotion automatique des participants en présentateurs
    • Mettre les participants en attente
  • Préférences
    • Bande passante à régler si la connexion est de mauvaise
    • qualité
    • Annulation de l’écho
    • Qualité vidéo et écran à régler s’il y a des soucis avec la qualité de réception
  • Assistant configuration audio
    • Permet à chaque utilisateur de tester son matériel matériel (haut-parleur et microphone)
  • Enregistrer la réunion
  • Activer la zone présentateur
    • Permet d’échanger des notes entre présentateurs

L’interface : onglet Modules

  • Partager : module permettant l’affichage de :
    • Son écran
    • Un document
    • Un tableau blanc
  • Fichiers : partage des fichiers en téléchargement
  • Q&R: répondre aux questions des utilisateurs
    • Questions/ réponse à tout le monde ou à chaque utilisateur
    • Gérer l’attribution de la question à un utilisateur en particulier

Animer une classe virtuelle : quelques conseils

  • Co-animation : à 2 animateurs, l’un peut gérer la technique et l’autre l’animation
  • Sondage : utilisez les sondages pour mobiliser vos invités
  • Questions ouvertes sur un tableau blanc
  • Faire jouer différents rôles : vos invités ont peut-être des choses à dire…
  • Durée: entre 0h30 et 1h30, difficile de maintenir la concentration plus longtemps
  • Entre 5 et 10 participants si c’est du participatif
  • Varier les séquences : votre intervention est découpée en tronçons de 5 à 15 minutes
  • Désactivez les modules que vous n’utilisez pas : les participants sont souvent friands du module CONVERSATION (tchat) ce qui peut vous faire perdre l’attention de certains.

Les facteurs clés de la réussite de votre classe virtuelle

  • Une préparation minutieuse et précise de votre contenu
  • Une bonne anticipation des problèmes techniques
  • La maîtrise des outils
  • Une animation active (Des techniques d’animation maîtrisées)

À téléchager

Vous pouvez télécharger la version PDF de ce document : http://www.arcaentice.com/wp-content/uploads/Prise-en-main-dAdobe-Connect-hôte.pdf

Cliquez sur l’image pour télécharger la version PDF de cet article

[e-GRET@] Modifier un parcours organisme et le prescrire

Contexte

Un parcours organisme est un parcours commun à l’ensemble des formateurs d’un organisme (Ex : Greta du Calvados). À la différence des parcours personnalisés, les parcours organisme sont visibles de tous les formateurs et prescriptibles.

Question

Je suis formateur, j’ai trouvé un parcours organisme que je souhaite prescrire à un de mes stagiaires, mais ce parcours contient des modules qui ne sont pas utiles pour mon stagiaire.

Le parcours 3366 contient des modules de maths que je souhaiterais supprimer avant de le prescrire à un de mes stagiaires.

Exemple

Le parcours organisme 3366 destiné aux PFB contient des modules d’informatique, de français et de maths. Or, mon stagiaire n’a pas besoin de maths. Comment supprimer uniquement les modules de maths ?

Solution

Pour pouvoir modifier un parcours personnalisé, je le transforme en parcours personnalisé.

Démarche

1 . Accéder à la liste des parcours organisme : Contenus > Parcours > Parcours Organisme

2. Transformez le parcours organisme et parcours personnalisé :

  • cliquez sur l’icône en regard du parcours que vous souhaitez dupliquer.
  • confirmez (OK)
  • faites les modifications que vous souhaitiez effectuer : attribuez un nouveau nom au parcours, supprimez ou ajoutez des modules, etc.
  • notez le numéro de votre nouveau parcours personnalisé
  • sauvegardez le parcours (Enregistrer)

3. Prescrire le parcours organisme que vous venez de transformer en parcours personnalisé

Le parcours que vous venez de créer apparaît désormais dans la liste de vos parcours personnalisés lorsque vous créez une session.

  • Rendez-vous dans Apprenants > Session de formation
  • Cliquez sur Ajouter
  • Nommez votre session et modifiez les paramètres de date, description, etc.
  • Dans la partie Prescription du parcours, cliquez sur le crayon. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
  • Effectuez une recherche avec le numéro de votre module ou en spécifiant la catégorie (parcours type, parcours organisme ou parcours personnalisé).
  • Cliquez sur le parcours que vous cherchez puis affectez-le (double flèche verte).
  • Enregistrez votre prescription (Enregistrer) (la fenêtre se ferme)
  • Enregistrez votre parcours (Enregistrer).

L’ensemble de la procédure est récapitulée dans la vidéo ci-dessous :

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[Outil TICE] Jing – captures d’écran vidéos et partage

Jing part du principe qu’une bonne vidéo vaut mieux qu’un long mél. Et il est difficile de les contredire. Certains considère même que la puissance combinée de la vidéo et d’Internet rendra bientôt obsolète l’écriture, mais d’ici là voici une vidéo qui présente l’intérêt de Jing (en anglais mais permet même aux non-anglophones de se faire une idée) :

Jing, c’est quoi ?

Jing est un logiciel de la société Techsmith. Il est gratuit et s’installe sur votre ordinateur comme n’importe quel logiciel.

Jing, à quoi ça sert ?

Jing vous permet de capturer votre écran sous forme d’image ou de vidéos. Les images peuvent être anotés de façon basique avec des flèches ou d’autres formes géométriques.

Illustration capture image jing

La fonction capture image de Jing permet d’annoter une image avec des formes et du texte.

Et alors ?

Oui c’est vrai, si vous êtes doué, vous pouvez aussi le faire avec les capture d’écran Windows ou Mac et Paint (ou son équivalent Mac). Jing facilite ce procéssus de plusieurs façon :

  • Jing ajoute un icône (un soleil) où vous voulez sur le bord de votre écran. Au survol, cet icône permet de lancer l’application et de faire une copie d’écran.
  • Jing vous laisse accéder à une bibliothèque de tous les éléments que vous avez capturés
  • Jing permet de capturer tout ou partie d’un écran, d’une fenêtre ou d’une partie d’une fenêtre de façon automatique.

Quid des vidéos ?

C’est la grande force de Jing, il permet aussi de faire des captures vidéos. Jing est donc parfait pour :

  • montrer le chemin d’accès à un fichier sur un ordinateur,
  • montrer une manipulation dans un logiciel ou sur un site Internet.

Voici un exemple de démonstration : comment accéder à Form@GRETA via Arcaentice :


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Plus fort encore : si vous avez un micro, vous pouvez donc agrémenter votre démonstration de vos explications et commentaires.

Il s’agit donc d’un outil précieux pour tout ceux qui sont amenés à travailler avec un ordinateur, et plus spécifiquement les outils bureautiques.

Repensez à toutes ces heures passées à rédiger un mail pour expliquer le chemin d’accès aux options de son sous windows, au réglages de l’imprimante, à la détection d’un réseau… alors que vous auriez pu faire une vidéo et l’envoyer en 2 clics. Et réutiliser cette même vidéo avec tous ceux qui vous solliciteront pour le même problème.

Voici une chance en or de créer rapidement et simplement des courts tutoriels vidéos (moins de 5 minutes) de qualité.

Partage de vidéos

L’autre atout majeur de Jing c’est le partage de ces vidéos. S’il est aisé de partager des images en pièce-jointe d’un mél, envoyer de la vidéo est souvent plus compliqué.

Jing vous offre la possibilité de téléverser automatiquement vos vidéos en ligne sur un compte dédié sur screencast.com.

L’interface de Screencast.com héberge vos vidéos et vous permet de les organiser et de les partager simplement.
  1. Sitôt la vidéo prise, cliquez sur le bouton et elle est envoyé sur votre compte.
  2. Vous récupérez le lien vers la vidéo et
  3. vous l’envoyez à son ou ses destinataires par mail, via les réseaux sociaux ou comme bon vous semblera puisque Jing a son propre lecteur (player) :
  4. votre interlocuteur n’a qu’à cliquer sur play : pas besoin de mettre cette vidéo en ligne sur YouTube ou autre.

Et tout ça c’est gratuit ? -sceptique-

Jing héberge gratuitement jusqu’à 2Go de vidéo (ça fait beaucoup).

Il existe déjà un compte créé sur screencast.com avec l’adresse greta-numerique [at] ac-caen.fr. Ce compte peut être utilisé par l’ensemble des formateurs du réseau de Basse-Normandie. Contactez-nous directement pour obtenir les codes d’accès.

Comment faire pour l’utiliser ?

  1. Téléchargez Jing depuis le site officiel http://www.techsmith.com/jing.html
  2. Installez-le sur votre ordinateur.
  3. Renseignez Jing avec vos informations de compte (me demander) et vos informations de connexion (proxy & Cie)
  4. Créez un dossier à votre nom sur screencast.com pour accueillir vos vidéos
  5. Vous êtes prêt(e) à capturer et partager.

Accéder aux classes virtuelles

Accéder à Adobe Connect Central :

Via la page d’accueil de ce site (http://www.arcaentice.com) le lien vers adobe connect central se situe tout en bas de la page.

Ou en cliquant sur ce lien : https://greta-bassenormandie.adobeconnect.com

Cliquez sur l’image pour aller à la page d’accueil des classes virtuelles.

Se connecter à Adobe Central (formateurs, CFC et autres personnels de l’académie)

Adobe Central est l’interface qui permet de créer vos réunions et de gérer les contenus, les participants à ces réunions.

Il existe plusieurs salles en fonction de votre GRETA. La liste complète des codes d’accès est disponible dans cet article : Accéder aux classes virtuelles.

Cet article est protégé par mot de passe. Pour obtenir le mot de passe, vous pouvez envoyer votre demande à greta-numerique [at] ac-caen.fr (remplacez [at] par le symbole arobase : @) en précisant votre agence et vos intentions.